La documentación de gastos con tickets (o facturas simplificadas que es su denominación oficial), debe de intentar evitarse, debe de ser algo completamente residual.
Existen tres grandes problemas con los cuestiones con los tickets o facturas simplificadas una cuestión de forma y dos de fondo.
Respecto de la forma nos encontramos con el problema de que los tickets en su mayoría se borran con el paso del tiempo con lo que cuando nos encontramos ante una revisión de varios ejercicios es habitual que una parte importante de los tickets sean ilegibles.
La solución a este problema, pasa por tomar la precaución de fotocopiarlos, cuando se prepara la documentación para el trimestre se fotocopian los tickets, 10 ó 12 tickets por hoja y se grapan los originales a la fotocopia, de esta manera se conserva el contenido del mismo y hacienda no puede imputarle al contribuyente el no haber tomado una medida de custodia razonable.
Respecto a los problemas de fondo, dos problemas básicos, uno la vinculación, es decir, que si somos o no la persona que ha incurrido en el gasto, ya que el ticket no es nominativo, todos hemos visto alguna vez que la persona que realiza el pago deja el ticket y este es retirado por otra persona para su uso como justificante, o que se retira un ticket como justificante un día festivo o por un gasto privado, respecto a este asunto la única solución que hay, es para aquellos gastos que se pagan con Visa, ya que el cargo en cuenta vincula el pago con el documento, pero no hay solución para los pagos en efectivo más allá de que en el ticket, el emisor haga constar los datos del destinatario.
La segunda cuestión, también de fondo es la correspondencia del gasto con lo que la Ley denomina “gastos necesarios para la obtención de ingresos” es decir vincular el gasto a algo que es necesario para la actividad, aquí el problema suele venir en gastos de restaurantes, parking, autopistas y similares, que por su propia naturaleza pueden ser tanto gastos de empresa como gastos privados. La solución pasa por confeccionar partes de gastos, es decir vincular el gasto al cliente, al desplazamiento, etc. bien formalmente, usando un talonario o formulario de gastos, lo cual puede ser algo tedioso, o bien en versión reducida e informal, anotando, por ejemplo, en la parte trasera de los tickets, la fecha …., la visita a tal cliente…., Para presupuesto de …., Tal proyecto …., O para prestar tal servicio… etc. Con esto se consigue, en primer lugar un recordatorio, y en segundo lugar una “vinculación del gasto a la actividad“, que si bien es cierto que formalmente puede ser deficiente en mejor que nada. Esto es así porque la Ley le reserva a la AEAT, el derecho a poder exigir al contribuyente que sea él el que “demuestre” que el gasto se ha efectuado efectivamente y que este está vinculado a la actividad, siendo esto una cuestión procesal de prueba, encontrándonos que, ante estas medidas pasamos de la situación de que tengamos que demostrar nosotros la validez del gasto, a que sea la AEAT la que tenga que desmontar nuestra argumentación y sea ella la que tenga que probar que nuestra afirmación es falsa.
En todo caso y como se ha dicho al inicio de este post, lo recomendable es relegar los justificantes de gastos en formato ticket a menor expresión posible, solicitando factura del gasto siempre que sea posible.